SPOT: potrjevalca pooblastila lahko zamenjate brez ponovne oddaje zahtevka
Najprej preverite, kateri zahtevki za pooblastila v vašem podjetju še čakajo na potrditev in kdo jih mora potrditi. Z računovodjo ali kadrovsko službo uskladite tudi, katere postopke bo posamezna oseba opravljala.
Kaj omogoča novembrska nadgradnja
Pri zahtevku v statusu »V potrjevanju« je mogoče zamenjati izbranega potrjevalca, ne da bi zahtevek umaknili in ga ponovno oddali. SPOT je izboljšavo predstavil v obvestilu z dne 3. novembra.
Pri izbiri organa se po novem samodejno odpre pripadajoči sklop postopkov. Pred nadaljevanjem zato preglejte, ali ste označili postopke, za katere želite urediti pooblastilo.
Kako pripraviti in potrditi pooblastilo
Po navodilih za ureditev pooblastila lahko bodoči pooblaščenec zahtevek pripravi zase ali za drugo osebo. Osnovni potek je naslednji:
- Prijavite se v SPOT, v zahtevku navedite poslovni subjekt in izpolnite podatke za pooblastilo.
- Zahtevek posredujte zakonitemu zastopniku oziroma prokuristu ali izbrani točki SPOT.
- Če izberete točko SPOT, ustvarjeni dokument PDF predložite v podpis zakonitemu zastopniku in podpisanega pošljite izbrani točki.
- Preverite, ali je bilo pooblastilo potrjeno in ali omogoča predvideno delo.
Pooblastilo je mogoče podeliti za vse ali samo za posamezne postopke ter ga časovno omejiti, kot pojasnjujejo pravila elektronskega pooblaščanja. Pri kadrovskih opravilih poleg dostopa preverite tudi vsebino vloge; za zaposlene iz tretjih držav je uporabna dodatna razlaga o prilogah k obrazcu M-3.
Dostop prek programa preverite posebej
Za delo neposredno na portalu SPOT pooblastite fizično osebo. Če računovodski servis uporablja podprt kadrovski vmesnik ali vmesnik eBOL in eNDM, se pooblastilo za delo prek vmesnika ureja za poslovni subjekt. To razliko izrecno pojasnjuje primerjava obeh vrst pooblastil.
Pred urejanjem dostopa zato vprašajte računovodski servis, po kateri poti bo opravljal dogovorjene postopke. Pri organizaciji sodelovanja vam lahko pomaga tudi pojasnilo, kako povezati delo podjetja, računovodstva in poslovnega programa.
Še dve preverjanji pred oddajo
Novembrsko obvestilo opozarja tudi na tehnični omejitvi:
- Pri urejanju pooblastil preverite omejitev velikosti prilog na 10 MB.
- Pri vlogah PDM in PDM-KTD upoštevajte največ 290 znakov za naziv delovnega mesta; portal dolžino preverja že med vnosom.
Pred naslednjo oddajo določite odgovorno osebo za pripravo zahtevka, potrjevanje in preverjanje urejenega dostopa. Ob menjavi zaposlenega ali računovodskega servisa preglejte tudi obstoječa pooblastila in uredite potrebne preklice.