Računovodstvo in poslovni program na enem mestu: kako deluje in komu koristi?
(Drugo)
Računi, bančni izpiski, potni nalogi, podatki o zaposlenih in druga poslovna dokumentacija pogosto potujejo med podjetjem in računovodskim servisom po elektronski pošti, v preglednicah ali celo na papirju. To lahko povzroča dodatno delo, slabši pregled nad dokumenti in ponavljajoče se vnašanje istih podatkov.
Ena od možnosti je uporaba poslovnega programa, v katerem podjetje pripravlja dokumente, računovodski servis pa v istem okolju dostopa do podatkov, ki jih potrebuje za računovodsko obdelavo.
Na kratko
- Podjetje podatke in dokumente vnaša neposredno v poslovni program.
- Računovodski servis jih nato v istem sistemu pregleda in obdela.
- Dokumentov praviloma ni treba ponovno prepisovati ali ločeno pošiljati.
- Podjetje lahko sproti spremlja izbrane podatke o svojem poslovanju.
- Natančen obseg programa, računovodskih storitev in podpore je treba preveriti pri ponudniku.
Kaj pomeni računovodstvo in poslovni program na enem mestu?
To ne pomeni, da računalniški program popolnoma nadomesti računovodjo.
Poslovni program je okolje, v katerem podjetje na primer izdaja račune, evidentira prejete dokumente, spremlja zalogo, vodi potne naloge ali uporablja druge funkcije glede na svojo dejavnost. Računovodja podatke pregleda, jih računovodsko obdela, po potrebi popravi ter pripravi ustrezne obračune in poročila.
Glavna razlika v primerjavi z ločenima rešitvama je, da podjetje in računovodski servis ne delata vsak v svojem nepovezanem sistemu.
Podjetje podatke in dokumente vnaša neposredno v program, računovodski servis pa jih nato v istem sistemu obdela.
Kako takšno sodelovanje poteka v praksi?
Način dela je odvisen od ponudnika in dogovorjenih storitev, običajno pa poteka v naslednjih korakih.
Podjetje ustvari ali vnese dokument
Podjetje v programu izda račun, vnese prejeti račun ali naloži skenirani dokument. Glede na izbrane funkcije lahko vodi tudi zalogo, potne naloge, zaposlene, delovne naloge ali druge evidence.
Podatki so shranjeni v skupnem sistemu
Računovodski servis lahko dostopa do dokumentov, ki jih potrebuje za obdelavo. Podjetju zato ni treba vseh dokumentov dodatno izvažati, tiskati ali pošiljati po elektronski pošti.
Računovodja podatke pregleda in obdela
Računovodja preveri pravilnost dokumentov, jih ustrezno evidentira ter pripravi potrebne obračune in poročila. Avtomatizacija lahko pomaga pri ponavljajočih se opravilih, strokovni pregled računovodje pa ostaja pomemben.
Podjetje spremlja rezultate poslovanja
Ker se podatki obdelujejo v istem sistemu, ima podjetje lahko hitrejši vpogled v terjatve, obveznosti, promet in druge podatke, ki jih rešitev omogoča.
Katere težave lahko odpravi povezan način dela?
Manj ponavljajočega se vnosa
Povezan sistem lahko zmanjša potrebo po ponovnem ročnem vnašanju podatkov iz že pripravljenih dokumentov.
Manj iskanja dokumentov
Dokumenti so shranjeni na dogovorjenem mestu, zato je manj iskanja po elektronski pošti, mapah in papirnem arhivu.
Bolj sproten pregled
Če se podatki sproti vnašajo in obdelujejo v istem sistemu, je lahko pregled nad poslovanjem bolj ažuren.
Lažja komunikacija
Podjetje in računovodja lahko govorita o istem dokumentu in hitreje ugotovita, kateri podatek manjka ali ga je treba popraviti.
Manj papirne dokumentacije
Elektronsko shranjevanje dokumentov zmanjša potrebo po njihovem fizičnem prenašanju med podjetjem in računovodskim servisom.
Komu takšna rešitev najbolj koristi?
Povezava poslovnega programa in računovodskega servisa je lahko koristna predvsem za podjetja, ki:
- računovodstvu vsak mesec pošiljajo večje število dokumentov,
- podatke trenutno vodijo v več nepovezanih preglednicah in programih,
- iste podatke vnašajo večkrat,
- želijo hitrejši pregled nad terjatvami in obveznostmi,
- potrebujejo dodatne funkcije, kot so zaloga, kadrovske evidence ali delovni nalogi,
- želijo zmanjšati uporabo papirnih dokumentov,
- ali niso zadovoljna z dosedanjim načinom sodelovanja z računovodskim servisom.
Takšen način dela ni omejen samo na samostojne podjetnike. Primeren je lahko tudi za manjša in srednje velika podjetja, vendar mora biti obseg programa prilagojen njihovim procesom.
Ali zadostuje samo program za izdajanje računov?
Za podjetje z majhnim številom dokumentov in preprostim poslovanjem je lahko osnovni program za izdajanje računov povsem ustrezen.
Širši poslovni program postane smiseln, ko želi podjetje v istem okolju povezati več področij:
Pomembno je, da podjetje programa ne izbira samo glede na število funkcij. Bolj pomembno je, ali program podpira procese, ki jih podjetje dejansko uporablja.
Na kaj morate biti pozorni pri izbiri?
Pred odločitvijo ponudniku zastavite naslednja vprašanja:
- Katere funkcije programa so vključene v dogovorjeno ceno?
- Ali računovodski servis uporablja isti sistem ali se podatki prenašajo drugam?
- Kdo je odgovoren za vnos in preverjanje posameznih dokumentov?
- Kako lahko podjetje izvozi svoje podatke in dokumente?
- Kako so urejeni uporabniški dostopi in pravice?
- Ali so začetne nastavitve in uvajanje vključeni?
- Kakšna podpora je na voljo po začetku uporabe?
- Ali je mogoče obseg programa pozneje razširiti?
- Kako se obravnava razvoj posebnih funkcij?
- Kaj se zgodi s podatki ob prekinitvi sodelovanja?
Pomembno: odgovori naj bodo zapisani v ponudbi ali pogodbi. Izraz »vse na enem mestu« sam po sebi še ne pove, katere storitve in funkcije boste dejansko prejeli.
Kako je to urejeno pri Phoenixu?
Pri računovodskem servisu Phoenix stranka prejme dogovorjeni obseg poslovnega programa skupaj z računovodskimi storitvami, prilagojenimi njenemu načinu poslovanja.
Podjetje v programu ustvarja oziroma vnaša poslovne dokumente, računovodski servis Phoenix pa jih v istem sistemu pregleda in računovodsko obdela. Po navedbah ponudnika so uporaba dogovorjenega obsega programa, začetne nastavitve in posodobitve vključene v storitev računovodstva.
Funkcije programa se izberejo glede na potrebe podjetja. Poleg osnovnih poslovnih in računovodskih funkcij lahko rešitev podpira tudi področja, kot so prodaja, skladišče, kadri, delovni nalogi in proizvodnja.
Podjetje se lahko odloči tudi samo za uporabo programa brez računovodskih storitev. V tem primeru so funkcije in vrsta podpore odvisne od izbranega paketa.
Več informacij najdete na straneh Računovodstvo Phoenix in Paketi programa Phoenix.
Pogosta vprašanja
Ali poslovni program nadomesti računovodjo?
Ne. Program lahko avtomatizira del obdelave, organizira dokumente in zmanjša količino ročnega dela. Računovodja še vedno preverja podatke, skrbi za pravilno računovodsko obravnavo ter pripravlja zahtevane obračune in poročila.
Ali morata podjetje in računovodja uporabljati isti program?
Ni nujno, vendar delo v istem ali neposredno povezanem sistemu zmanjša potrebo po prenašanju in ponovnem vnašanju podatkov.
Ali lahko poslovni program uporabljam brez računovodskega servisa?
To je odvisno od ponudnika. Phoenix omogoča samostojen najem programa, pri čemer se paket izbere glede na potrebne funkcije in obseg podpore.
Ali ob računovodstvu dobim celoten program?
Obseg programa je odvisen od dogovora in potreb podjetja. Smiselno je preveriti, katere funkcije so vključene in katere je mogoče dodati pozneje.
Ali skupni sistem zagotavlja, da v računovodstvu ne bo napak?
Ne. Program lahko zmanjša potrebo po ročnem prepisovanju in izvaja določene avtomatizirane postopke, vendar morajo biti vhodni podatki pravilni, računovodska obravnava pa strokovno pregledana.
Pred odločitvijo preizkusite način dela
Pri predstavitvi ne preverjajte samo videza programa. Ponudnika prosite, naj pokaže celoten postopek – od izdaje ali vnosa dokumenta do njegove računovodske obdelave in prikaza v poročilih.
Zaprosite za demo Preverite računovodske storitveŽelite poenostaviti svoje računovodstvo in prihraniti dragoceni čas? Phoenix ni le še en računovodski program, ampak celovit poslovni program v oblaku, prilagojen vašim potrebam. Ne glede na to, ali potrebujete zanesljivo orodje za lastno vodenje ali pa profesionalne računovodske storitve, vam naša platforma zagotavlja brezhiben sodoben accounting. Preizkusite ga še danes!