Potni nalogi v Sloveniji 2025: kaj je novega in kako jih pravilno uporabljati
(Ostalo)
Potni nalog je temeljna računovodska listina, s katero delodajalec odredi in dokazuje službeno pot ter utemelji povračila stroškov (dnevnice, kilometrina, prenočitve, cestnine ipd.). Brez ustrezno izdanega in izpolnjenega potnega naloga podjetje ob nadzoru tvega davčne pripombe, zato je pravilnost postopkov ključna.
Kaj je novega v letu 2025
Glavna novost, ki jo računovodstva letos najpogosteje izpostavljajo, je potrjena višina kilometrine: 0,43 € na kilometer za uporabo lastnega vozila na službeni poti (ločeno od povračil za prihod na delo, kjer se pojavlja nižja referenčna vrednost 0,21 € v določenih kontekstih). V praksi to pomeni, da se ob 250 prevoženih kilometrih obračuna 107,50 €.
Kdo in kje uporablja potne naloge
Potne naloge uporabljajo vsi delodajalci: mikro in mala podjetja, s. p.-ji, srednja in velika podjetja ter javni sektor. Uporabljajo se za službena potovanja znotraj Slovenije in v tujino; v javnem sektorju veljajo dodatna kolektivno dogovorjena pravila o povračilih.
Kako in kdaj se potni nalog izda
Nalog se izda pisno pred odhodom, izjemoma pa, če je pot odrejena ustno (telefon), najpozneje v dveh dneh po odhodu. Nalog mora podpisati direktor ali pooblaščena oseba. V več organizacijah veljajo tudi notranji roki (npr. nekaj dni pred potjo, daljši roki za tujino). Po zaključku poti mora zaposleni pravočasno oddati obračun z dokazili; pogosti interni roki so do 7 dni.
Katere podatke mora vsebovati
Tipične obvezne sestavine so: zaporedna številka in datum, podatki o napoteni osebi (ime, stalni naslov, delovno mesto), datum in čas začetka/zaključka, relacija (kraj odhoda, cilj, vmesni postanki), namen poti, odobreno prevozno sredstvo (službeno ali lastno vozilo), ter osnova za obračun (dnevnice, kilometrina). Za pravilnost je pomembno, da je iz naloga razvidna odobritev prevoza in jasna povezava z delom.
Digitalizacija: od papirja do aplikacij
V praksi se hitro uveljavljajo e-potni nalogi: spletne ali mobilne rešitve omogočajo vnos relacije (pogosto z zemljevidi), samodejni izračun dnevnic in kilometrine ter pripenjanje dokazil (računi za gorivo, cestnine, parkirnine). To zmanjšuje napake in prihrani čas v računovodstvu.