Kako izbrati poslovni program za podjetje? 10 ključnih kriterijev

Na kratko

Pred izbiro poslovnega programa:

• opredelite težave, ki jih želite rešiti;
• popišite najpomembnejše poslovne procese;
• določite funkcije, ki jih resnično potrebujete;
• preverite uvedbo, podporo in skupne stroške;
• zahtevajte predstavitev na podlagi primera iz svojega podjetja.

Pred primerjanjem ponudnikov si zapišite, kaj v trenutnem načinu dela povzroča največ težav.

Pogosti razlogi za uvedbo ali menjavo poslovnega programa so:

• preveč dela v Excelovih preglednicah;
• večkratno prepisovanje istih podatkov;
• nepovezano skladišče, prodaja in proizvodnja;
• slab pregled nad stroški;
• oteženo spremljanje delovnih nalogov;
• počasna priprava poročil;
• neprilagodljiv obstoječi program;
• oteženo sodelovanje z računovodstvom.

Če težav ne opredelite vnaprej, lahko izberete program z veliko funkcijami, ki ne rešuje vaših najpomembnejših izzivov.

Izbira programa naj se začne z razumevanjem načina dela v podjetju. Pripravite preprost opis najpomembnejših procesov:

1. Kako prejmete naročilo?
2. Kdo ga vnese v sistem?
3. Ali je treba preveriti zalogo?
4. Kako nastane delovni nalog?
5. Kako spremljate porabljeni material in delovne ure?
6. Kdo pripravi račun?
7. Kako podatke prejme računovodstvo?
8. Katera poročila potrebuje vodstvo?

Ponudnik naj vam na predstavitvi pokaže, kako bi njegov program podprl te konkretne korake. Splošen prikaz funkcij pogosto ne pove dovolj o tem, ali je rešitev primerna za vaš način dela.

Več funkcij ne pomeni nujno boljšega programa. Preobsežen sistem lahko pomeni višje stroške in zahtevnejšo uporabo, preozka rešitev pa lahko postane ovira, ko podjetje zraste.

Funkcije razdelite v tri skupine:

Podjetje lahko na začetku potrebuje prodajo, račune in skladišče, pozneje pa še delovne naloge, kadrovsko evidenco, CRM ali podrobnejša poročila.

Pri ponudniku zato preverite, ali lahko izberete paket in funkcije, ki jih trenutno potrebujete, ter program pozneje razširite.

Ena glavnih prednosti celovitega poslovnega programa je povezanost podatkov.

Če so prodaja, skladišče, proizvodnja in računovodstvo ločeni, morajo zaposleni podatke pogosto prenašati ročno. S tem se povečata količina dela in možnost napak, informacije pa so lahko zastarele, še preden jih vodstvo uporabi.

Pri ponudniku preverite:

• ali se naročilo lahko poveže z delovnim nalogom;
• ali se poraba materiala odrazi v stanju zaloge;
• ali se lahko iz obstoječih dokumentov pripravi račun;
• ali so poslovni in računovodski podatki povezani;
• ali lahko vodstvo spremlja stroške brez dodatnega prepisovanja v Excel.

Ne preverjajte samo, ali posamezna funkcija obstaja. Pomembno je tudi, kako podatki potujejo med različnimi deli programa.

Poslovni program naj ne ustreza samo trenutnemu stanju podjetja. Upoštevati mora tudi morebitne nove zaposlene, dodatne lokacije, večje število naročil in nove dejavnosti.

Ponudnika vprašajte:

• ali lahko pozneje dodate nove funkcije;
• kako se dodajajo uporabniki;
• ali lahko uredite prikaze in dostope uporabnikov;
• ali program podpira več podjetij, lokacij ali skladišč;
• ali podpira dokumente v različnih jezikih in valutah;
• ali so mogoče povezave z drugimi sistemi;
• ali je ob razširitvi potreben nov prenos podatkov.

Preverite tudi, katere podatke lahko v programu uredite sami. To lahko vključuje podatke podjetja, uporabnikov, partnerjev, artiklov, cenikov in druge podatke, ki jih potrebujete pri poslovanju.

Če podjetje potrebuje funkcijo, ki je obstoječi program ne omogoča, lahko to pomeni poseben razvoj. Pred odločitvijo preverite, ali je takšen razvoj mogoč in ali se obračuna dodatno.

Tudi zmogljiv program ne bo prinesel pričakovanih koristi, če ga zaposleni ne bodo znali ali želeli uporabljati.

Med predstavitvijo naj nekaj običajnih nalog izvede tudi oseba, ki bo program uporabljala vsak dan.

• Ali so najpomembnejše funkcije hitro dostopne?
• Ali so prikazi razumljivi?
• Koliko korakov zahteva pogosto opravilo?
• Ali je program mogoče uporabljati na različnih napravah?
• Ali imajo uporabniki dostop samo do podatkov, ki jih potrebujejo?
• Ali so navodila dovolj jasna?

V poslovnem programu so lahko shranjeni podatki o strankah, zaposlenih, računih, zalogah in poslovnih rezultatih. Pred izbiro zato preverite, kako ponudnik skrbi za njihovo zaščito.

• Kje so podatki shranjeni?
• Kako poteka varnostno kopiranje?
• Kdo lahko dostopa do posameznih podatkov?
• Ali je mogoče uporabnikom določiti različne pravice?
• Kako lahko podatke izvozite?
• Kaj se zgodi s podatki ob prenehanju uporabe?
• Kako ponudnik zagotavlja varstvo osebnih podatkov?

Menjava programa lahko zahteva prenos strank, artiklov, cenikov, začetnih stanj, odprtih postavk in drugih podatkov.

• Katere podatke je mogoče prenesti?
• V kakšni obliki jih morate pripraviti?
• Kdo preveri njihovo pravilnost?
• Koliko časa predvidoma traja uvedba?
• Ali bo stari program začasno deloval vzporedno?
• Kdo pripravi začetne nastavitve?
• Kdo preizkusi najpomembnejše postopke?
• Ali je izobraževanje uporabnikov vključeno?

Dobro načrtovana uvedba zmanjša možnost motenj in zaposlenim omogoči lažji prehod na nov način dela.

Pri poslovnem programu ni pomemben samo izdelek, ampak tudi pomoč po začetku uporabe.

• Ali so na voljo pisna ali videonavodila?
• Ali ponudnik omogoča pomoč po elektronski pošti, telefonu ali videoklicu?
• Koliko pomoči vključuje izbrani paket?
• Katere storitve se obračunajo dodatno?
• Kako hitro se ponudnik običajno odzove?
• Kdo pomaga pri zahtevnejših nastavitvah?
• Kako potekajo posodobitve?

Beseda »podpora« lahko pri različnih ponudnikih pomeni zelo različne storitve. Zahtevajte natančen opis, kaj je vključeno v izbrani paket in kaj se plača posebej.

Najnižja mesečna cena ni vedno najugodnejša rešitev na dolgi rok.

Pri primerjavi upoštevajte:

• začetno nastavitev;
• mesečni ali letni najem;
• število vključenih uporabnikov;
• dodatne funkcije;
• prenos podatkov in izobraževanje;
• podporo in povezave z drugimi sistemi;
• razvoj posebnih funkcij;
• morebitno gostovanje ali potrebno opremo.

Upoštevajte tudi stroške sedanjega načina dela. Ročno prepisovanje, popravljanje napak in priprava nepovezanih poročil zaposlenim vsak mesec vzamejo čas, čeprav ti stroški niso prikazani na računu za programsko opremo.

Pred končno odločitvijo zahtevajte demo oziroma praktično predstavitev. Ponudniku vnaprej pošljite dva ali tri resnične primere iz svojega podjetja in ga prosite, naj pokaže, kako jih program podpira.

Vprašanja, ki jih zastavite ponudniku

• Katere naše procese program podpira že v izbranem paketu?
• Katere dodatne funkcije potrebujemo?
• Kaj lahko prilagodimo sami in kaj zahteva dodaten razvoj?
• Kako poteka prenos obstoječih podatkov?
• Kakšna pomoč je vključena?
• Koliko uporabnikov je vključenih?
• Kako potekajo posodobitve in varnostno kopiranje?
• Kako lahko svoje podatke izvozimo?
• Kakšen je skupni strošek v prvem in naslednjih letih?
• Ali lahko program preizkusimo z lastnim primerom?

Kako se v ta merila vključuje Phoenix?

Phoenix je poslovno-računovodski program, ki lahko povezuje prodajo, skladišče, delovne naloge, kadrovsko evidenco, računovodstvo, CRM in poslovna poročila. Na voljo so tudi rešitve, prilagojene proizvodnji, logistiki, avtoservisom in upravljanju objektov.

Podjetje izbere paket oziroma funkcije, ki jih potrebuje. Če se njegove potrebe pozneje spremenijo, lahko program razširi z dodatnimi funkcijami, ne da bi moralo zaradi tega zamenjati celotno programsko rešitev.

Znotraj programa lahko podjetje vnese in prilagodi svoje podatke. Če potrebuje razvoj posebne funkcije, se ta možnost in morebitno doplačilo dogovorita posebej.

Pri najmanjšem paketu je pomoč uporabnikom na voljo po elektronski pošti, pri drugih paketih pa tudi po telefonu.

Če podjetje računovodstvo zaupa računovodskemu servisu Phoenix, je v storitev vključena uporaba izbranega programa oziroma funkcij, prilagojenih njegovemu načinu poslovanja. Podjetje podatke in dokumente vnaša neposredno v program, računovodski servis pa jih nato v istem sistemu obdela.

Kateri poslovni program je najboljši?

Enotnega najboljšega programa za vsa podjetja ni. Najprimernejši je tisti, ki podpira ključne procese podjetja, je razumljiv uporabnikom, omogoča ustrezno podporo in se lahko prilagaja nadaljnjemu razvoju poslovanja.

Kakšna je razlika med poslovnim in računovodskim programom?

Računovodski program je namenjen predvsem knjiženju, davčnim evidencam, obračunom in poročanju. Poslovni program lahko poleg tega podpira prodajo, naročila, skladišče, delovne naloge, CRM in druge operativne procese. Nekatere rešitve obe področji združujejo.

Ali sta poslovni program in ERP sistem isto?

Izraza se lahko delno prekrivata. ERP običajno označuje celovitejšo rešitev, ki povezuje več procesov in oddelkov podjetja. Pri izbiri je pomembnejši dejanski obseg funkcij kot poimenovanje programa.

Ali potrebujemo vse funkcije že na začetku?

Ne. Če ponudnik omogoča izbiro paketov in poznejšo razširitev, lahko začnete z najpomembnejšimi funkcijami ter druge dodate, ko se pojavijo nove potrebe.

Kako dolgo traja uvedba poslovnega programa?

Čas uvedbe je odvisen od obsega funkcij, količine podatkov, potrebnih povezav in števila uporabnikov. Realno oceno je mogoče pripraviti šele po pregledu procesov in podatkov podjetja.

Kaj pripraviti za predstavitev programa?

Pripravite opis dveh ali treh vsakodnevnih procesov, seznam trenutnih težav, okvirno število uporabnikov in funkcije, ki jih potrebujete. Predstavitev bo tako bolj konkretna in uporabna.

Preverite Phoenix na primeru svojega podjetja

Preverite, ali Phoenix podpira procese vašega podjetja, ali pa najprej primerjajte razpoložljive pakete in vključene funkcije.