Elektronska plačila pri ponudnikih: vlada potrdila predlog obveznosti z izjemami
Najprej pripravite pregled, kako stranke danes plačujejo v poslovalnici, na terenu in po izdanem računu. Zakon o dostopnosti in uporabi plačilnih sredstev je v evidenci eDemokracija še označen kot predlog. Vladna potrditev zato še ne pomeni začetka uporabe novih obveznosti.
Katere možnosti plačevanja predvideva predlog
Po pojasnilu Ministrstva za finance bi ponudniki, tudi ponudniki digitalnih vsebin, omogočali vsaj eno elektronsko plačilno sredstvo. Ministrstvo med primeri navaja kartico, Flik, QR kodo na plačilnem nalogu in bančno nakazilo.
Pri primerjavi rešitev preverite celoten potek: kako kupec plača, kako zaposleni preveri prejem denarja in kako računovodstvo poveže priliv z računom. Za razumevanje ene od možnosti je uporabna dodatna razlaga plačevanja s telefonom prek QR kode.
Katere izjeme so predvidene
Ministrstvo v isti objavi med izjemami od sprejemanja elektronskih plačil našteva:
- prvo leto poslovanja;
- letne prihodke do 20.000 evrov;
- prodajo za dobrodelne, nepridobitne ali neprofitne namene;
- objektivno tehnično nezmožnost ter dokazljive varnostne, kibernetske ali omrežne incidente;
- že obstoječa prodajna mesta brez osebja.
Za presojo svojega položaja zberite podatke o začetku poslovanja, prihodkih in prodajnih mestih. Pred odločitvijo o uveljavljanju izjeme bo treba preveriti končno zakonsko besedilo.
Predlog ureja tudi sprejemanje gotovine
Predvidena je obveznost sprejemanja gotovine z izjemami. Med njimi ministrstvo navaja prodajo na daljavo, predhodni dogovor o drugačnem plačilu ter določene primere velikih bankovcev in pomanjkanja drobiža.
Pri pripravi internih navodil zato posebej obravnavajte spletno prodajo in prodajo v poslovalnici. Zapišite tudi, kdo zaposlenim pomaga ob težavi s plačilom.
Kaj lahko uredite že zdaj
- Popišite načine plačevanja za posamezno prodajno pot.
- Od ponudnikov pridobite primerljive ponudbe za uvedbo, mesečno uporabo in posamezne transakcije.
- Z računovodjo določite postopek povezovanja plačil z računi in obravnave vračil.
- Določite odgovorno osebo za spremljanje sprejema zakona, začetka uporabe in prehodnih pravil.
Če ob tem prenavljate poslovni program, v preverjanje vključite tudi prikaz odprtih terjatev in pregled prejetih plačil. Pri pripravi vprašanj ponudnikom si lahko pomagate s kriteriji za izbiro poslovnega programa.