Hramba računov in poslovne dokumentacije po slovenski zakonodaji
(Ostalo)
Hramba poslovne dokumentacije je ena izmed temeljnih obveznosti vsakega podjetnika ali družbe v Sloveniji. Ne gre zgolj za administrativno zahtevo, temveč za ključen element davčne preglednosti, računovodske verodostojnosti in dokazovanja pri morebitnih inšpekcijskih pregledih. Slovenska zakonodaja jasno določa, kako dolgo morajo podjetja hraniti račune, knjigovodske listine in druge pomembne poslovne dokumente.
Osnovna pravila – 10 let hrambe
Po Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1) mora vsak davčni zavezanec hraniti kopije izdanih in prejetih računov najmanj 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša. To pomeni, da mora podjetje vse račune, izdane v letu 2024, hraniti do konca leta 2034. Enako velja tudi za dokumente, ki dokazujejo plačila, dobave, ter druge transakcije povezane z davčno obveznostjo.
Tudi Zakon o računovodstvu (ZR) v 54. členu določa, da se morajo poslovne knjige, knjigovodske listine in računovodski izkazi hraniti najmanj 10 let po koncu poslovnega leta, na katerega se nanašajo. Mednje sodijo dnevnik, glavna knjiga, pomožne knjige, evidence DDV, ter vse podlage za knjiženje poslovnih dogodkov.
Daljši roki za nepremičnine in posebne primere
Za določene vrste poslov, predvsem transakcije z nepremičninami, zakon določa daljši rok hrambe – vsaj 20 let. Razlog za to je povezan z odbitki DDV pri nepremičninah, ki se po zakonu lahko popravljajo v obdobju do 20 let. Zato morajo podjetja, ki gradijo, kupujejo ali prodajajo nepremičnine, hraniti vso povezano dokumentacijo dvajset let po letu, na katerega se nanaša.
Podobno velja tudi za listine, ki se nanašajo na dolgoročna osnovna sredstva, naložbe in amortizacijske evidence. V teh primerih je priporočljivo hraniti dokumentacijo toliko časa, dokler je sredstvo evidentirano v poslovnih knjigah, oziroma do poteka amortizacijskega obdobja.
Elektronska in fizična hramba
Zakonodaja ne zahteva, da se dokumenti hranijo v fizični obliki. Elektronska hramba je povsem enakovredna, če podjetje zagotovi, da so podatki:
-
verodostojni,
-
celoviti,
-
dostopni v celotnem obdobju hrambe,
-
ter jih je mogoče v vsakem trenutku natisniti ali prikazati davčnemu organu.
V primeru elektronskega računovodstva ali hrambe v oblaku mora podjetje zagotoviti, da ima davčni organ možnost dostopa do teh dokumentov, tudi če so shranjeni pri zunanjem ponudniku storitev.
Trajna hramba ključnih dokumentov
Nekateri dokumenti so po svoji naravi trajnega pomena za podjetje – na primer ustanovitveni akti, pogodbe z dolgoročnimi učinki, letna poročila, evidence osnovnih sredstev, ipd. Te listine je smiselno hraniti trajno, oziroma najmanj toliko časa, dokler podjetje obstaja ali dokler iz teh dokumentov izhajajo pravice in obveznosti.